Wettelijke regeling: e-mail mag onder voorwaarde

In de wet is opgenomen dat een bestuursorgaan zoals een heffingsambtenaar van een gemeente of een belastingambtenaar een bericht – en dus ook een uitspraak op bezwaar – per e-mail aan u mag verzenden. Voorwaarde is dat u zelf aangeeft dat u voldoende bereikbaar bent op dit e-mailadres.

Wanneer kenbaar?

De vraag is wanneer u heeft aangegeven dat u voldoende bereikbaar bent op een e-mailadres.

In de rechtspraak speelde een zaak waarin een burger bezwaar had gemaakt tegen naheffingsaanslagen parkeerbelasting. Hij had een daarvoor bestemd online contactformulier ingevuld en digitaal naar de heffingsambtenaar van de gemeente gestuurd. Hij was daarbij verplicht om zijn e-mailadres in te vullen. De heffingsambtenaar was van mening dat de burger hiermee had aangegeven dat hij voldoende bereikbaar was op dit e-mailadres. Hij verzond de uitspraken op bezwaar dan ook per e-mail. De burger merkte de uitspraken op bezwaar niet op en was daardoor ‘te laat’ om in beroep te gaan.

Oordeel Hoge Raad

Uiteindelijk kwam de vraag of de burger had aangegeven dat hij voldoende bereikbaar was op het e-mailadres bij de Hoge Raad. De Hoge Raad oordeelde in zijn algemeenheid dat een burger dit ‘meer of minder’ uitdrukkelijk kan doen. Daarbij moet de burger ook aangeven voor welke berichten hij voldoende bereikbaar is per e-mail en op welk e-mailadres.
Het is afhankelijk van de feiten en omstandigheden of een uiting of gedraging van een burger aan deze voorwaarden voldoet. De Hoge Raad gaf in zijn arrest een aantal aanwijzingen.

• Als de ambtenaar over het e-mailadres van de burger beschikt, betekent dit nog niet dat de burger kenbaar heeft gemaakt voldoende bereikbaar te zijn hierop.
• Als een burger online een verzoek doet en daarbij een e-mailadres opgeeft, betekent dit ook nog niet dat de burger daarmee – stilzwijgend – kenbaar heeft gemaakt voldoende bereikbaar te zijn hierop.

De Hoge Raad kwam dan ook tot het oordeel dat de heffingsambtenaar niet had kunnen concluderen dat de burger had aangegeven voldoende bereikbaar te zijn op het e-mailadres. Hij had dit immers alleen maar ingevuld op het contactformulier zonder verdere verklaring daarbij.

Advies Hoge Raad

Aan het arrest van de Hoge Raad kan nog een advies aan de ambtenaar ontleend worden. De ambtenaar kan altijd aan een burger vragen uitdrukkelijk aan te geven of hij de (bezwaar)procedure per e-mail wil voortzetten, daarop bereikbaar is en welk e-mailadres hij wil gebruiken. In het online contactformulier had de gemeente daar ruimte voor kunnen inrichten.

Let op! Bij de totstandkoming van de wettelijke regeling is in het parlement toegelicht dat, indien zowel post als e-mail mogelijk is bij de overheidsinstantie, u mag kiezen tussen communicatie per post of langs elektronische weg (bijvoorbeeld per e-mail). U bent zo’n geval dus niet verplicht om in te stemmen met communicatie per e-mail.