Golfclub Emmeloord stond voor een belangrijke uitdaging toen de penningmeester op zoek moest naar een oplossing voor het wegvallen van de administrateur. Bij een analyse van de financiële administratie bleek dat er veel kansen lagen om processen te verbeteren en de administratie efficiënter in te richten.

De uitdaging 

De financiële administratie kende op dat moment geen gestructureerde debiteuren- of crediteurenadministratie. De omzet van de horeca werd handmatig verwerkt en ook de contributies van leden werden grotendeels handmatig geboekt. Hierdoor kostte de administratie veel tijd en was er beperkt inzicht in de financiële positie van de vereniging.

De aanpak

Samen met de vrijwilligers van Profinis is gekeken hoe de financiële administratie toekomstbestendig kon worden ingericht. Het doel was een volledig digitale administratie waarin processen zoveel mogelijk automatisch verlopen en financiële informatie altijd actueel beschikbaar is.

Als eerste is de horecakassa gekoppeld aan de boekhouding. Hierdoor wordt de dagelijkse omzet automatisch op de juiste grootboekrekeningen verwerkt. Ook vindt dagelijks een automatische afstemming plaats, waardoor de administratie continu actueel is.

Daarnaast is de facturatie vanuit de ledenadministratie volledig geautomatiseerd. Facturen worden rechtstreeks als factuurregels in Exact Online aangemaakt en vanuit daar verzonden. Hierdoor is de debiteurenadministratie volledig geïntegreerd en is openstaande facturatie eenvoudig te bewaken.

Ook aan de inkoopzijde is een grote stap gezet. De verwerking van inkoopfacturen verloopt nu via een Scan & Herken-oplossing. Waar mogelijk worden facturen via Peppol ontvangen en automatisch verwerkt in Exact Online. Hierdoor is de verwerking sneller, nauwkeuriger en neemt het handmatige werk aanzienlijk af.

Een bijkomend voordeel is dat budgethouders de inkoopfacturen digitaal goedkeuren voordat deze worden verwerkt. Dit versterkt de interne beheersing en maakt de jaarlijkse kascontrole aanzienlijk efficiënter.

Het resultaat

Door de inrichting van een moderne, digitale financiële administratie beschikt Golfclub Emmeloord nu over:

• een volledig geïntegreerde debiteuren- en crediteurenadministratie;
• automatische verwerking van horecaomzet;
• geautomatiseerde contributiefacturatie vanuit de ledenadministratie;
• digitale verwerking van inkoopfacturen via Scan & Herken en Peppol;
• digitale goedkeuring van facturen door budgethouders;
• meer actueel financieel inzicht;
• minder handmatige werkzaamheden en een efficiënter administratief proces.

De nieuwe werkwijze zorgt ervoor dat de vereniging minder afhankelijk is van individuele administratieve kennis, terwijl het bestuur op ieder moment beschikt over betrouwbare en actuele financiële informatie. Daarmee is een solide basis gelegd voor een toekomstbestendige financiële organisatie.